PDCAサイクルを確実に回すための注意点

(写真=PIXTA)

PDCAサイクルとは、業務改善や効率化をはじめ、普段の生活にも自己成長の方法として利用できる考え方です。たとえば仕事の場合、計画(Plan)を立てたのち、計画に沿って業務を実行(Do)します。さらに実行状況を評価(Check)し、改善(Act)が必要な部分を検討して次の計画策定に役立てるのです。

計画から見直しまでの4段階における英字の頭文字をとって「PDCAサイクル」と呼ばれています。近年は公共分野や企業の事業活動だけでなく、前述したように個人の自己啓発にも活用されるなど、ポピュラーな行動プロセスの一つとなっています。

PDCAサイクルをうまく回すには

4つの段階を回していくPDCAサイクルは、いざ実行してみるとうまくいかず、途中で挫折してしまうこともあります。その主な理由としては、計画(目標設定と行動計画)時の問題があげられます。計画に含まれるこれら2つに不都合があると、そのあとの行動につながっていかず、サイクルが途中で止まってしまうのです。そうならないためにも、PDCAサイクルをうまく回すために、次のことに注意しましょう。

● 目標設定に「見えない」は禁物

目標設定に問題があると、不安や疑問を持ってしまい、ゴールへの歩みを止めてしまいます。その原因は以下の3つに集約されます。

・ ゴールが見えない
目標設定があいまいだと、「自分がどこに向かっているのか」「どこへ向かえばいいのか」など途中でわからなくなってしまい、PDCAサイクルの進行を断念しかねません。

・ 道が見えない
高すぎる目標、または実現不可能な目標の場合、「どのルートでゴールまで行けばいいのか」道筋が見えなくなり、前に進めなくなります。

・ 手段が見えない
「この方法が本当に効果的なのか?」「このまま続けていていいのか?」と実現手段に不安や疑問を持ってしまうと、歩みを止めてしまいます。

これら原因への対処としては、目標設定をできるだけ明確にするしかありません。その方法として「SMARTの法則」などの利用があり、具体性の高い目標設定を行うことで失敗を防ぐことができます。

● 行動計画には「具体的なタスク」を

目標に向かうための行動であるため、その計画に問題があれば当然、支障をきたします。実行に支障が出る行動計画の原因の多くは、タスクレベルまでアクションが落とし込まれていないことから起こる、「行動の迷い」です。スケジュール帳に書けるレベルまで具体的にタスクを落とし込み、素早く実行に移せるようにしましょう。

また、計画に問題がなくなったとしても、PDCAサイクルを回していくことに過度に恐れがあっては挫折につながってしまいます。PDCAサイクルはその名の通り、目標達成まで改善を繰り返し行っていいものです。最初から100%の成果を望むあまり、失敗することを恐れて慎重になりすぎては動けなくなってしまうため、あまり失敗を恐れないことも大切です。

効率的にPDCAサイクルを回すためのコツ

PDCAサイクルをしっかり回す方法は、目標設定や行動計画の精度を高めることです。また、PDCAサイクルが回りはじめたらそのスピードをアップさせて、高速で回していきたいものです。効率的にそれを回すコツの一つに、自分の心理状態のコントロールがあります。

人の心理状態には、時間的余裕があるのにどうしても気が乗らず、やりたいことしかやれない状態(コンフォートゾーン)のほか、忙しいけれど充実した心持ちであるため、すべてにおいて実行が早い状態(ラーニングゾーン)があります。さらに、忙しすぎてキャパオーバーを起こし、冷静さを失っている状態(パニックゾーン)などもあります。

このような心理的状態を業務難易度として分類する考え方があり、自分がラーニングゾーンの状態であれば、すべての思考や行動がテキパキとしているため、PDCAサイクルのスピードを早めることが可能です。つまり、時間を持て余しても、忙しすぎてもラーニングゾーンにはならないため、適度に忙しくなるようにタイムマネジメントすることで、PDCAサイクルを効率的に回すことができるのです。

なにごとも行動しなければ、ゴールにはたどり着きません。いかに実行しやすいように準備をするかが重要です。また、準備が十分であれば、動きやすいようにストレッチすること(動きやすい心理状態を作り出すこと)で全体がスピードアップしていくことでしょう。

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